ГУК ТО «ОЦРК»
300028, г. Тула, ул. 9 Мая, д. 1А, Б
30 Июль 2021

Лайфхаки для руководителя КДУ: «Онлайн-мероприятие: специфика, планирование и учет»

Онлайн-мероприятие: специфика, планирование и учет

В тот период, когда во всем мире началась пандемия коронавирусной инфекции, а массовые мероприятия были отменены, многие учреждения культуры пересмотрели свою работу в формате онлайн. Появился целый спектр новых мероприятий и креативных проектов, некоторые из которых до сих пор существуют и вызывают интерес у аудитории социальных сетей.

Переход в онлайн-формат заставил учреждения не только перезагрузить свою работу, но и пересмотреть локальные нормативные акты по учету онлайн-мероприятий.

Отслеживайте онлайн-деятельность учреждения, чтобы оценивать эффективность дистанционных мероприятий, планировать контент, распределять бюджет и корректировать формат новых проектов.

Профессиональное сообщество прогнозирует, что изменения в статистической    отчетности могут появиться в ближайшее время. Онлайн-деятельность будет регламентирована, появятся нормативно-правовые акты и понятийный аппарат.

Онлайн-мероприятия можно учитывать в форме 7-НК, только если учреждение культуры вело документальный учет данных мероприятий, например, в журнале учета. Без документального оформления участников мероприятия учитывать нельзя.

В связи с этим медиа-центр ГУК ТО «Объединение центров развития культуры» утвердил для своего учреждения приказ о порядке учета культурных мероприятий, проводимых в сети Интернет и их посещаемости, а также разработал временные методические рекомендации по ведению учета таких мероприятий.

Этой теме посвящен очередной лайфхак от Объединения центров развития культуры Тульской области. Обращаем внимание, что эта информация носит только рекомендательный характер. Каждое учреждение или его учредитель вправе самостоятельно определить порядок учета онлайн-мероприятий, разработав собственный локальный нормативный акт.

 

Что? Где? Когда? Основные понятия онлайн-формата

 

Онлайн-площадка – электронная платформа для размещения контента (социальная сеть, Интернет-портал, сайт, сервис).

Аккаунт учреждения в сети Интернет – учетная запись учреждения на онлайн-площадке.

Онлайн-мероприятие – мероприятие, которое доступно в сети Интернет на онлайн-площадке с использованием цифровых приемов и размещением текстового, фото- или видеоконтента.

Участники онлайн-мероприятия – интернет-пользователи, организующие онлайн-мероприятие на электронных платформах или участвующие в производстве контента для этих платформ, а также интернет-пользователи, принявшие активное участие в онлайн-мероприятии.

Онлайн-аудитория – подписчики и пользователи социальных сетей, интернет-сервисов и иных онлайн-площадок, которые выступают конечными потребителями контента.

Просмотр онлайн-мероприятия – показатель ознакомления онлайн-посетителя с цифровым контентом, размещенным на электронных платформах. Отражается автоматически или с использованием специальных сервисов для метрики и аналитики активности посетителей электронных платформ.

Онлайн-трансляция (прямая трансляция) – процесс передачи аудиовизуального изображения в режиме реального времени с использованием современных цифровых сервисов, приемов, оборудования. Предполагает возможность прямого общения с аудиторией.

Ретрансляция мероприятия – размещение и воспроизведение на онлайн-площадке ранее записанного аудио- или видеоизображения, имитирующего прямую трансляцию. Не имеет возможности прямого взаимодействия с аудиторией в режиме реального времени.

Видеозапись – записанное видеоизображение, размещаемое на онлайн-площадке.

Пост – отдельное сообщение, размещенное на форуме, в социальной сети или блоге.

 

Какие виды онлайн-мероприятий могут быть?

 

Под онлайн-мероприятием следует понимать деятельность учреждения или его отдельного подразделения на онлайн-площадках в сети Интернет (сайт, соцсети, электронные сервисы и т.д.).

Онлайн-мероприятия могут проводиться в различных форматах – как с использование аудио-, фото-, видеоконтента, так и при помощи текстового сообщения.

Онлайн-мероприятия подразделяются на:

Культурно-досуговые онлайн-мероприятия – онлайн-фестиваль, онлайн-концерт, онлайн-конкурс, онлайн-акция, онлайн-викторина, онлайн-игровая программа, онлайн-выставка, онлайн-спектакль, онлайн-экскурсия;

Информационно-просветительские онлайн-мероприятия – литературная и музыкальная гостиные в режиме онлайн, творческая встреча в режиме онлайн, онлайн-форум, онлайн-конференция, онлайн-круглый стол, онлайн-мастер-класс, онлайн-лекция, онлайн-презентация, вебинар, видеолекторий.

Мероприятие может проходить в смешанном формате – то есть и в режиме «офлайн», и в режиме «онлайн», что прописывается в плане мероприятия и положении. При этом оно считается как одно мероприятие.

Онлайн-мероприятие также может проходить на разных онлайн-площадках одновременно или в течение определенного положением периода. При этом оно также считается как одно мероприятие.

 

Готовим план онлайн-мероприятия

 

Для проведения онлайн-мероприятий необходимо тщательно спланировать его организацию и подготовку:

  1. Подготовительный этап
  • Составление плана работы, определение хода и содержание онлайн-мероприятия;
  • Определение формата онлайн-мероприятия (вебинар, онлайн-мастер-класс, онлайн-акция, онлайн-конкурс, онлайн-концерт, виртуальная выставка и тд.);
  • Разработка сценария, положения, программы;
  • Определение участников и онлайн-аудитории на которую рассчитано мероприятие;
  1. Коррекционный этап
  • Подготовка и проверка оборудования и технических средств;
  • Выбор онлайн-площадки;
  • Определение времени трансляций и публикаций онлайн-мероприятия;
  • Информационное продвижение (афиша, анонс, в том числе создание уникальных хештегов);
  1. Основной этап
  • Оформление площадки и установка оборудования, технических средств;
  • Проведение онлайн-мероприятия;
  • Подготовка необходимой документации (отчета).

 

Что учитывать? Количество участников или количество посетителей?

 

Чтобы необоснованно не завысить количество посетителей онлайн-мероприятия и корректно отразить информацию в журнале учёта мероприятий, необходимо четко понимать, что участники и просмотры – это разные вещи. Участниками онлайн-мероприятия будут считаться те люди, которые были задействованы при организации мероприятия, формировании контента для размещения в сети Интернет. Просмотры размещенного в сети Интернет контента не могут учитываться как «участники» или «посетители».

Например, при проведении онлайн мастер-классов, видео-уроков, виртуальных экскурсий и др. необходимо учитывать только тех специалистов, которые готовили мероприятие: видеооператор, режиссёр, сценарист, мастер, экскурсовод и др. Здесь, как правило, будет от 3-х до 10-ти участников. Количество посещений такого мероприятия будет равно количеству его участников. Учитывая онлайн-концерт, следует учесть режиссера, ведущего, оператора, участников творческих коллективов и т.д.

Но! Если мероприятие предполагает сбор заявок от участников, например, на вебинары, онлайн-форумы, онлайн-конференции, тогда в этом случае количеством участников можно считать и тех, кто готовил мероприятие и тех, кто прислал заявки и был слушателем того же онлайн-вебинара.

 

Считаем просмотры

 

Общее количество просмотров мероприятий, проведенных в сети Интернет, может включать: число просмотров онлайн-трансляций мероприятий (в режиме реального времени, ретрансляций), число просмотров видеозаписей, число просмотров на сайте (если онлайн-площадкой является сайт), число просмотров публикаций в соц.сетях.

До выхода федеральных документов, регламентирующих порядок оказания и учета онлайн-услуг, оказываемых учреждениями культуры рекомендуется вести внутренний учет просмотров онлайн-мероприятий.

Каждое учреждение вправе самостоятельно определить для себя как будут учитываться просмотры онлайн-мероприятия. Например, при проведении онлайн-трансляции/ретрансляции мероприятия Объединение центров развития культуры учитывает общее количество одновременных просмотров на момент завершения онлайн-трансляции/ретрансляции и общее количество просмотров на отчетную дату. Отчетной датой считается дата окончания мероприятия указанной в положении (приказе) о проведении мероприятия, в случае отсутствия документа о проведении мероприятия подсчет просмотров ведется через 10 дней с момента завершения онлайн-трансляции (ретрансляции).

При размещении видеозаписи просмотры считаются за период со дня публикации до даты окончания мероприятия, указанной в положении (приказе) о его проведении. В случае отсутствия положения или приказа документа о проведении мероприятия подсчет просмотров ведется через 10 дней с момента последней публикации.

Учреждение также может определить для себя, что одновременно размещенные на сайте и в социальных сетях посты могут считаться одним мероприятием. В этом случае данные о количестве просмотров собираются с разных платформ и суммируются.

 

Какими документами регламентировать онлайн-мероприятия?*

 

  • Акт об организации и проведении онлайн-мероприятия
  • Паспорт культурно-просветительского онлайн-мероприятия
  • Журнал учета онлайн- и офлайн-мероприятий
  • Журнал учета онлайн-мероприятий
  • Положение об организации и проведении онлайн-мероприятий
  • Таблица учета количественных показателей посещений онлайн-мероприятий

*© Материал из Справочной системы «Культура» (https://vip.1cult.ru)